تبدیل سطر به ستون و بلعکس در نرمافزار اکسل
فرض کنید در محیط نرمافزار Microsoft Excel با استفاده از سلولهای موجود یک ستون تشکیل دادهاید. حال اگر قصد بخواهید این ستون را مستقیماً تبدیل به یک سطر کنید چه میکنید؟ یا فرض کنید قصد دارید محتویات یک سطر را به یک ستون تبدیل کنید. در این ترفند قصد داریم نحوه انجام این کار را که بسیار ساده انجام میشود را برای شما بازگو نماییم. این ترفند بر روی کلیه نسخههای Excel امکانپذیر است.
برای این کار:
ابتدا Microsoft Excel را اجرا نمایید.
سپس سلولهای مربوط به ستون یا سطر را با استفاده از ماوس به حالت انتخاب دربیاورید.
بر روی یکی از سلولهای انتخاب شده راست کلیک کنید و Copy را انتخاب نمایید (میتوانید از کلیدهای ترکیبی Ctrl+C نیز استفاده کنید).
اکنون بر روی یک سلول خالی راست کلیک کنید و گزینه Paste Special را انتخاب نمایید.
در پنجره باز شده، تیک گزینه Transpose را بزنید و بر روی دکمه OK کلیک کنید.
خواهید دید که در محلی که سلول خالی را انتخاب کرده بودید سلولها از سطر به ستون (یا بلعکس) تغییر حالت دادهاند.
در صورت لزوم میتوانید ستون یا سطر قبلی را پاک کنید، یا در مرحله اول به جای Copy گزینه Cut را انتخاب نمایید.
نحوه استفاده از ابزار Goal Seek در اکسل
فرض کنید در محیط نرمافزار Microsoft Excel پس از اعمال محاسبات بر روی اعداد، به نتیجهای نهایی دست پیدا کردید. اما عدد نهایی آنچه که ما انتظار داریم نیست (یا به عبارت دیگر آنچه که ما دوست داریم باشد، نیست). حال برای رسیدن به عدد مورد نظر بایستی در میان انبوهی از اعداد و محاسبات، تغییر کوچکی دهیم. چنین کاری طبعاً آسان نیست.
به عنوان مثال فرض کنید ما در امتحانات پایان ترم، نمرات 17، 18، 19، 15، 18 و 17 را کسب کردهایم و آخرین امتحان هنوز باقی مانده است. اکنون میخواهیم بدانیم در امتحان آخر باید چه نمرهای بگیریم تا معدل ما 18 شود؟ در این زمان است که ابزار Goal Seek در اکسل به داد ما میرسد و این کار را انجام میدهد.به طور کلی این ابزار جهت تنظیم یک مقدار به گونهای که نتیجه انتخابی ما حاصل شود مورد استفاده قرار میگیرد.
بدین منظور:
ابتدا Microsoft Excel 2007 را اجرا نمایید.
حال فرض میکنیم قصد داریم همانند مثال بالا، بفهمیم چه نمرهای باید در امتحان کسب کنیم تا معدلمان 18 شود.
ابتدا اعداد (در اینجا نمرات) را در سلولهای یک ستون وارد میکنیم (مثلاً 6 نمرهای که در بالا داریم را در سلولهای A1 تا A6 وارد میکنیم).
سپس یک سلول خالی را انتخاب میکنیم (مثلاً B7) و فرمول (AVERAGE(A1:A7= را در این سلول وارد میکنیم (دقت کنید ما اطلاع داریم که سلول A7 در این مثال خالی است و آن را عمداً خالی نگه داشتیم و در معدل گیری نیز لحاظش کردیم. با مطالعه ادامه ترفند دلیل انجام این کار را خواهید فهمید).
اکنون در نوار بالای صفحه به تب Data بروید.
از قسمت Data Tools بر روی What-If Analysis کلیک کرده و سپس Goal Seek را انتخاب نمایید.
در قسمت Set cell بایستی سلولی که نتیجه نهایی در آن درج شده است را وارد نمایید (در اینجا B7).
همچنین در قسمت To value بایستی مقدار نتیجه مطلوب خود که در این مثال عدد 18 است را وارد نمایید.
در قسمت By changing cell نیز سلولی که برای قرار دادن آخرین عدد از ابتدا خالی نگه داشته بودیم را را وارد میکنیم (در این مثال سلول A7).
با فشردن دکمه OK محاسبه آغاز میشود و نتیجه نهایی در درون سلول خالی قرار میگیرد. به تبع آن معدل نیز تغییر میکند و به آنچه که مورد رضایت ما بوده است تبدیل میشود.
در این مثال نمرهای که باید در امتحان آخر بگیریم تا معدل ما 18 شود برابر با 22 درخواهد آمد! به این معنا که محال است با این نمرات معدل ما 18 شود!
نحوه افزودن امضا به ایمیل در Outlook 2010
همانطور که احتمالاً میدانید، امضا (Signature) امکانی است که در کلیه سرویسدهندههای ایمیل در نظر گرفته شده است. با استفاده از امضا، میتوان همواره یک متن یا تصویر را به انتهای کلیه ایمیلهای ارسالی خود اضافه کنید. این محتوا میتواند شامل نام شما یا یک پیغام تشکرآمیز باشد که در پایین کلیه ایمیلهای ارسالیتان درج شود. در نرم افزار Microsoft Outlook که یکی از برنامههای بسته نرمافزاری آفیس جهت مدیریت ایمیلهای دریافتی و ارسالی است نیز چنین امکانی در نظر گرفته شده است. در نسخه جدید این برنامه با نام Microsoft Outlook 2010 که همراه با آفیس 2010 عرضه شد، این امکان با کمی تغییرات نسبت به نسخههای قبلی برنامه وجود دارد. در این ترفند قصد داریم نحوه افزودن امضا به ایمیلهای ارسالی در Outlook 2010 را برای شما بازگو نماییم.
بدین منظور:
ابتدا Microsoft Outlook 2010 را اجرا نمایید.
بر روی دکمه آفیس، در بالا سمت چپ محیط برنامه کلیک نمایید و سپس بر روی دکمه Options کلیک کنید.
در پنجره Outlook Options، از قسمت سمت چپ، بر روی Mail کلیک نمایید.
حال (ترفندستان) بر روی دکمه Signatures کلیک کنید تا پنجره Signatures and Stationary باز شود.
در این پنجره امکان ساخت و اضافه کردن امضا به ایمیلهای ارسالی خود را خواهید داشت.
با فشردن دکمه OK امضای شما ذخیره خواهد شد و از این پس به هنگام ارسال ایمیل در محیط برنامه، میتوانید آن را به انتهای ایمیل خود اضافه کنید.
مقایسه محتوای دو فایل Word با یکدیگر
فرض کنید دو فایل Word در اختیار دارید و میخواهید بدانید که محتوای این دو فایل چه تفاوتهایی با یکدیگر دارد. این موضوع زمانی کاربرد بیشتری دارد که قصد دارید تفاوتهای نسخه اصلی و یک نسخه اصلاح شده یک متن را دریابید. به ویژه در کارهای گروهی این موضوع بیشتر نیاز میشود. جالب است بدانید در نسخههای 2007 و 2010 نرمافزار Word چنین قابلیتی وجود دارد. در این ترفند قصد داریم به نحوه مقایسه محتوای دو فایل Word با همدیگر توسط خود نرم افزار Word بپردازیم.
برای این کار:
ابتدا نرمافزار Word (نسخه 2007 یا 2010) را اجرا نمایید.
اکنون در نوار بالای صفحه به تب Review بروید.
حال در قسمت Compare، بر روی دکمه Compare کلیک کرده و مجدد Compare را انتخاب نمایید.
در پنجره باز شده، در قسمت Original document بایستی فایل Word اصلی و در قسمت Revised document نیز فایل اصلاح شده را انتخاب نمایید. برای این کار بایستی بر روی دکمه پوشه زرد رنگ هر قسمت کلیک کرده و فایل را انتخاب کنید.
با فشردن دکمه More نیز تنظیمات مقایسه نظیر آنچه که باید مقایسه شود و همچنین تنظیمات نمایش تغییرات را میتوانید صورت دهید.
در پایان با فشردن دکمه OK مقایسه انجام میگیرد و نتیجه ظاهر میشود.
شما میتوانید این فایل نتیجه تغییرات را نیز به طور مجزا ذخیره نمایید.
محاسبه سریع جمع سلولها در اکسل
در صورتی که با نرمافزار Microsoft Office آشنایی دارید حتماً میدانید که جهت جمع زدن اعداد داخل دو یا چند سلول بایستی از فرمول SUM استفاده کرد. اما هر بار تایپ نمودن این فرمول جهت انجام عمل جمع ممکن است خسته کننده و وقت گیر باشد. در این ترفند قصد داریم نحوه محاسبه سریع جمع سلولها در اکسل را به صورت سریع و با استفاده از از کلیدهای ترکیبی کیبورد برای شما بازگو نماییم.
بدین منظور:
ابتدا سلولی که قصد دارید نتیجه عمل جمع در آن نمایش داده شود را انتخاب کنید.
حال ابتدا کلید Alt را گرفته و نگه دارید، سپس کلید = را فشار دهید.
اکنون سلولهایی که قصد دارید جمع زده شوند را انتخاب کنید و نهایتاً کلید Enter را فشار دهید.
خواهید دید که جمع اعداد، درون سلول مورد نظر درج خواهد شد.
کامپیوتر - ترفندهای آفیس - کاربرد کلیدهای میانبر در نرم افزار اکسل
1- جابهجا شدن بين كاربرگها Ctrl + Page down,Page up
2_ ايجاد يك خط جديد در يك خانه Alt + Enter
3_ انتخاب ستون جاري Ctrl + Spacebar
4_ انتخاب سطر جاري Shift + Spacebar
5_ ايجاد يك كاربرگ جديد Shift + F11
نحوه قرار دادن کلیپهای فلش در اسلایدهای پاورپوینت
نرم افزار Microsoft PowerPoint را میتوان بدون شک قویترین نرم افزار ساخت صفحات و اسلایدهای جذاب دانست. هم اکنون در همایشها و کلاسهای آموزشی، اسلایدهای ساخته شده توسط PowerPoint نقش مهمی را در جهت شفافیت بیشتر موضوع مورد بحث ایفا میکنند. اکثر اسلایدهای پاورپوینت تنها از متن و نهایتاً تصویر تشکیل شدهاند. اما آیا تاکنون فکر کردهاید که میتوان از کلیپهای فلش با فرمت SWF هم در درون اسلایدهای پاورپوینت بهره برد؟ قطعاً این کار باعث جذاب شدن صفحات شده و بر بینندگان تأثیر بیشتری میگذارد. در این ترفند قصد داریم به معرفی نحوه قرار دادن کلیپهای فلش در اسلایدهای پاورپوینت بپردازیم.
نحوه این کار در دو نسخه 2003 و 2007 نرم افزار Microsoft PowerPoint توضیح داده میشود.
همچنین پیش از هر کاری اطمینان پیدا کنید نرم افزار Flash Player بر روی ویندوز نصب شده باشد تا فایل فلش قابلیت نمایش را داشته باشد.
ابتدا فایل پاورپوینت مورد نظر که قصد دارید فایل فلش را در درون آن جای دهید را باز کنید و به اسلاید مد نظر بروید.
در Microsoft PowerPoint 2003:
از منوی View و قسمت Toolbars بر روی Control Toolbox کلیک کنید.
یک نوار ابزار جدید ظاهر میشود.
بر روی دکمه با عنوان Control Toolbox که با آیکن چکش مشخص شده است کلیک نمایید.
منویی باز خواهد شد که بایستی در میان موارد موجود، Shockwave Flash Object را انتخاب کنید.
اما در Microsoft PowerPoint 2007:
ابتدا بر روی دکمه دایره شکل آفیس در بالا سمت چپ برنامه کلیک کنید.
در منوی ظاهر شده بر روی دکمه PowerPoint Options کلیک کنید.
در پنجره باز شده، در همان تب Popular تیک گزینه Show Developer Tab Ribbon را بزنید و OK کنید.
اکنون در درون برنامه، در نوار بالای صفحه یا به اصطلاح Ribbon به تب Developer بروید.
سپس بر روی دکمه با عنوان More Controls که با آیکن چکش مشخص شده است کلیک نمایید.
منویی باز خواهد شد که بایستی در میان موارد موجود، Shockwave Flash Object را انتخاب نموده و OK کنید.
ادامه کار در هر دو نسخه برنامه به یک صورت است:
با استفاده از ماوس، در درون اسلاید یک مستطیل یا مربع رسم نمایید که محل قرار گرفتن فایل فلش را مشخص میکند.
بر روی مستطیل یا مربع پدید آمده راست کلیک کنید و Properties را انتخاب نمایید.
خواهید دید که یک نوار ابزار عمودی ظاهر خواهد شد.
در درون آن، قسمتی با عنوان Movie وجود دارد. شما بایستی آدرس فایل فلش مورد نظر خود (که بر روی هارد ذخیره شده است) را در ستون روبروی Movie درج نمایید. به عنوان مثال اگر فایل با نام Tarfandestan.swf در مسیر C:IranTehran ذخیره شده است، بایستی نحوه آدرس دهی به شکل C:IranTehranTarfandestan.swf باشد. همچنین اگر فایل فلش بر روی یک فضای اینترنتی ذخیره شده است میتوانید آدرس آن را نیز بدهید.
پس از این کار میتوانید تنظیمات دیگر مربوط به فایل فلش را ویرایش نمایید؛ با تغییر Playing میتوان نحوه اجرای اتوماتیک یا دستی فایل فلش در درون اسلاید را تعیین نمود. با تغییر Loop میتوان تکرار یا عدم تکرار فایل فلش پس از اتمام را تنظیم کرد و سایر موارد به همین ترتیب.
پس از ذخیره فایل، به این نکته مهم دقت کنید که فایل فلش به طور مستقیم از هارددیسک فراخوانی میشود و در خود فایل پاورپوینت ذخیره نخواهد شد. در نتیجه اگر قصد دارید آن را به یک کامپیوتر دیگر منتقل کنید حتماً به این موضوع توجه داشته باشید. همچنین اگر کلیپ فلش از روی هارد پاک شود یا محل آن تغییر کند و یا تغییر نام پیدا کند، در درون فایل پاورپوینت چیزی نمایش داده نخواهد شد و بایستی مجدد آن را در درون فایل پاورپوینت آدرسدهی کنید.
عکس برداری از پنجرههای ویندوز با استفاده از Word 2010
همان طور که ممکن است بدانید مدت زمانی است که نسخه آزمایشی (بتا) مجموعه نرم افزاری آفیس به نام Office 2010 از سوی شرکت مایکروسافت منتشر شده است. نرم افزارهای این مجموعه در حال حاضر در سایت مایکروسافت برای عموم و به طور رایگان جهت دانلود قرار گرفتهاند. همچنین نسخه نهایی آفیس 2010 طبق اعلام مایکروسافت در نیمه اول سال 2010 به طور رسمی منتشر خواهد شد. در نتیجه از این پس در وب سایت ترفندستان به معرفی ترفندهای جدید در آفیس 2010 نیز خواهیم پرداخت.
یکی از این ترفندهای جدید که در نرم افزار Word 2010 نهفته است، قابلیت عکسبرداری از صفحه Word و همچنین عکسبرداری از سایر پنجرههای باز موجود، میباشد. فرض کنید قصد دارید از یکی از پنجرههای ویندوز عکس بگیرید و آن را وارد محیط Word کنید. هم اکنون با استفاده از این قابلیت در Word 2010 از نرم افزارهای جانبی مخصوص عکس گرفتن از پنجرههای ویندوز بی نیاز میشوید و علاوه بر آن سرعت کار شما نیز بیشنر میگردد. در این ترفند قصد داریم به معرفی این قابلیت جدید Word 2010 و طرز کار آن بپردازیم. لینک دانلود نسخه بتای Microsoft Office 2010 در انتهای ترفند موجود است.
بدین منظور:
نرم افزار Word 2010 را اجرا نمایید.
در نوار بالای صفحه به تب Insert بروید.
در محدوده Illustrations بر روی Screenshot کلیک کنید.
خواهید دید که پیش نمایشی از کلیه پنجرههایی که هم اکنون باز است ظاهر خواهد شد. یکی از این پنجرهها طبعاً خود Word است.
اکنون در صورتی که بر روی پیش نمایش یکی از پنجرهها کلیک کنید، از آن پنجره عکس گرفته خواهد شد و تصویر عکس عیناً وارد صفحه Word خواهد شد. سپس با استفاده از ابزارهای ویرایش تصویر امکان ویرایش عکس گرفته شده وجود دارد.
همچنین در صورتی که بخواهید تنها از قسمت خاصی از صفحه، عکس بگیرید کافی است پس از کلیک بر روی Screenshot بر روی Screen Clipping کلیک کنید. با این کار ظاهر صفحه شفاف خواهد شد و با استفاده از کلیک چپ ماوس میتوانید محدوده مورد نظر که میخواهید از آن عکس بگیرید را مشخص کنید. با رها کردن کلید ماوس، عکس گرفته میشود و مستقیماً وارد صفحه Word میگردد.
تغییر دادن نشانگر ماوس در Microsoft Word
قصد داریم تا هماکنون به معرفی یک ترفند کوچک و ساده اما جالب در نرم افزار Microsoft Office Word بپردازیم. با استفاده از این ترفند میتوانید نشانگر ماوس را از شکل پیش فرض ویندوز به شکلی دیگر تغییر دهید. این ترفند بر روی نسخه های 2003 و 2007 برنامه Word قابل انجام است.
برای این کار:
ابتدا نرم افزار Microsoft Word را اجرا نمایید.
سپس از روی کیبورد، دکمه های Ctrl و Alt را نگه دارید و + را فشار دهید. ملاحظه میکنید که شکل موس تغییر کرد!
دقت کنید که باید + را از قسمت Numeric Pad یعنی اعداد ماشین حسابی سمت راست کیبورد فشار دهید.